Webinar via Hangout On Air: como se preparar?

Hangout On Air, é a ferramenta de transmissão online e ao vivo do Google. De fácil utilização e 100% gratuita, está a cada dia mais popular: ela permite a transmissão online e ao vivo de aulas, conferências, seminários e até de eventos presenciais: com o equipamento correto você pode até transmitir uma aula presencial, um seminário, congresso e até um show!

O Hangout On Air também é a ferramenta favorita das pessoas que querem compartilhar conhecimento com o objetivo preciso de divulgar seus negócios, o que chamamos de webinar.

Webinar? O Que é isso?

Webinar é um neologismo criado a partir de WEB + Seminar, o que significa, ao pé da letra: seminário transmitido na web, ou seja, seminário on line.

>> Saiba mais sobre os webinários, suas aplicações e como adaptá-los ao seu negócio

Mas voltando ao Hangout, vamos deixar bem claro: o Hangout On Air é uma ferramenta de transmissão de webinars, ok?

Falei disso nesse post: Webinário não é Hangout!

Webinário não é Hangout!

Um webinar, é uma estratégia de divulgação, uma „fórmula de lançamento“ mais simples de ser realizada. E é exatamente essa ideia de „mais simples de ser realizada“ que faz com que as pessoas esqueçam de se preparar para o seu „Hangout“.

Bom, esquecem ou não sabem se preparar, heis a questão não é mesmo?

Um webinar, como qualquer outro tipo de evento, tem três momentos:

  • A preparação (tudo o que acontece antes do evento)
  • O evento (tudo o que acontece durante o evento)
  • O follow up (tudo o que acontece depois do evento)

Não vou conseguir mostrar todo o processo nesse post (tenho um livro e um curso mostrando o passo a passo para a construção de webinários profissionais) mas espero que este resumo já ajude você, se ficar muito resumido, por favor, deixe sua dúvida nos comentários, ok?

Então, antes de começar, imagine o contexto: você está convencido de que tem um produto, serviço ou a formação certa para resolver um problema X do seu público. E, o melhor de tudo: você tem a possibilidade de apresentar esta solução para o mundo inteiro sem sair de casa! Essa é uma oportunidade única, não é mesmo? Então, tudo precisa ser perfeito!

Eu sei bem que o lema do marketing digital brasileiro é „antes feito do que perfeito“ mas eu que trabalho com alemães há oito anos penso:

antes bem feito do que mal feito.

É claro que a perfeição não existe e isso é o bom da vida: estamos sempre aprendendo, nos aperfeiçoando, errando e aprendendo com as besteiras que fazemos. Aliás, seria muito chato ser perfeito sozinho, não é?

Mas, fazer o certo, da maneira certa é possível e até fácil! Esse passo a passo simplificado já vai ajudar bastante:

Preparando seu webinar:

webinar-preparação

Como já falei, um webinar é a sua possibilidade de mostrar o valor da sua oferta para o mundo, certo? Como você organizaria uma apresentação presencial? Você marcaria uma data e um horário onde todos os interessados pudessem participar, reservaria uma sala bonita e agradável, criaria uma apresentação matadora para envolver e encantar os participantes, garantiria que a sala estivesse reservada, limpa, perfeitamente arrumada com água, café, chá, uns biscoitinhos, copos, papel e caneta para cada um dos convidados, computador e binne perfeitamente conectados e ligados e principalmente, vocês estaria impecavelmente vestido, penteado, maquiada ou barbeado, com um ar confiante e tendo todo o roteiro da sua apresentação na cabeça (ufa!) não é mesmo?

Toda essa preparação para garantir que tudo aconteça da melhor forma possível, certo?

E por que no seu evento online seria diferente?

Em um webinar, você vai dispensar o cafézinho e cia. mas não vai poder dispensar a preparação! O processo será um pouco diferente, mas segue a mesma linha: atração, engajamento, venda.

Atração:

você quer que as pessoas se interessem pelo webinar, não é mesmo? Então, vai precisar atraí-los para ele! Para isso, você precisa de:

Um título promissor:

O título vai espelhar o tema do seu webinar, ele deverá ser promissor mas realista e verdadeiro! Por exemplo, um dos meus clientes mais antigos, desenvolve um software para criação de livros de fotos (Fotobooks) e faz webinários quase que diários sobre „como criar um livro de fotos“. Nesses webinários eles ensinam gratuitamente, online e ao vivo pessoas interessadas em criar um livro de fotos a criar seus livros usando o software oferecido pela empresa. O resultado é óbvio: se é tão fácil e o resultado tão bom com este software, por que alguém vai escolher um outro?

É muito importante que você pense: seu título é uma promessa e, promessa é dívida, não é?

Um convite irresistível:

Ah, o convite irrestível, aquele ao qual você simplesmente não consegue dizer não! Assim deve ser o seu! Para isso, pense em adaptar a data e a hora do seu webinar à agenda do seu público. No exemplo do meu cliente acima, o público majoritário é:

  • mães (que aqui, geralmente se dedicam exclusivamente à educação dos filhos) que querem registrar todos os passos dos filhos;
  • aposentados (aqui na Alemanha, geralmente com saúde, tempo e dinheiro o suficiente para viajar e tirar muitas fotos!).

Horário e data? De segunda à sexta, as 10 e as 18 horas, ou seja, depois do café da manhã e antes do jantar!

Se o seu público for constituido de empresários e executivos, é aconselhável marcar o seu webinar para as 10 ou 15 horas e se o seu público for de candidatos a empresários, por exemplo, a boa hora de encontrar essas pessoas é às 20 horas (eles já chegaram do trabalho, já comeram alguma coisa e não querem assistir ao noticiário).

Tudo isso embalado em uma página de inscrição informativa, bem estrutura e com layout que inspire confiança. Eu uso a leadlovers para fazer as minhas, pois além de oferecer layouts modernos e bonitos, ainda consigo montar todo o processo de inscrição (e-mails, etc) com ela.

Falo mais da LeadLovers aqui:LeadLovers a ferramenta que você precisa conhecer!

leadlovers

Engajamento

O engajamento do público vai acontecer principalmente em dois momentos:

  • Antes do início do evento, você vai criar uma sequência automática de e-mails para lembrá-los do evento, é claro, mas também com conteúdos (vídeos, post do seu blog) sobre o tema a ser explorado. Assim, os participantes já estarão „no clima“ do seu evento.
  • Durante o webinar e aqui sim, você tem que criar um ambiente propício para esse engajamento (e não esqueça, essa é a sua chance de mostrar o que pode e o que sabe!). Gerar engajamento do público nada mais é do que interagir com ele. Para isso, você vai precisar chamá-los para a participação, vai precisar fazer perguntas e envolvê-los na sua apresentação.

O Conrado Adolpho, grande mestre do marketing digital no Brasil tem uma frase muito pertinente:

vender-é-ensinar

Se ela, especialmente em se falando de webinários que devem ser apresentados como aulas online, é verdadeira, é preciso pensar em outra frase:

Paulo Freire

Paulo Freire, um dos maiores mestres da educação mundial, resume aqui, a necessidade de engajamento do público: conhecimento é uma construção e uma construção só é feita pela ação!

>> para saber mais sobre este conceito, assista ao vídeo do Prof. André Azevedo da Fonseca.

Pensando nessas duas premissas, lembre-se daquele professor de inglês (é só um exemplo, me perdoe se você é professor de línguas e não faz isso, ok?) da sua escola que, em uma sala de aula com mais de 30 alunos, queria fazer um exercício de compreensão oral, tinha o CD (fita K7 no meu tempo) e o aparelho de som portátil e não conseguia achar o exercício em questão? Uma tentativa, duas e nada!

O que acontecia nesse meio-tempo? A turma inteira já estava completamente dispersa e aos gritos!

E isso é o que vai contecer no seu webinar, se você não souber usar as ferramentas disponíveis e o equipamento técnico. Os efeitos serão diferentes claro, mas com dois agravantes:

  • O participante pode achar que existe um problema grave e o evento não vai funcionar, fecha a janela do navegador onde está sendo transmitido o seu webinar e não volta mais,
  • Ou pior ainda, ele vai pensar como eu:

„se ele (o apresentador) não sabe nem ligar o microfone/câmera, o que vai querer me contar de novo?“

(eu sei que esse pensamento é bem snobe, mas como já falei, trabalho em um padrão „Made in Germany“ daí fica difícil de voltar a „dar um jeitinho“ nas coisas).

Para não perder nenhum detalhe da preparação dos meus webinars eu uso checklists. É a forma mais eficiente, tenha certeza!

Se você quiser usar as minhas, deixe seu nome e e-mail que eu envio para você:

Baixe gratuitamente as checklists para antes, durante e depois do seu webinário!

São três checklists: uma para a prepação geral do evento, uma para antes da abertura da sala e uma outra para o fallow up. Todas elas são importantes já que contemplam as três etapas do seu evento, como falei acima, mas quero me concentrar em um momento preciso: o Antes da Hora H, ou seja antes da abertura da sala de conferências.

Os 5 primeiros minutos do seu webinar, ou seja, os minutos que sucedem a abertura da sala são determinantes. Para entender a importância desse momento, pense no início de um filme: o que você faz se ele não corresponder às expectativas criadas pelo título, pela progranda veiculada e o trailer que você assistiu? Muda de canal, certo? Ou até assiste se não tiver outra opção, mas já sem o mesmo interesse.

É o que vai acontecer com o seu público se você por exemplo, abrir a sala de conferências, ligar a câmera (muita gente parece que nem sabe que tem alguém assistindo!) e não falar nada, ou pior: ligar o microfone e começar com aquela ladainha: „estão me ouvindo? Estou me ouvindo? Fulana, tás me vendo? Ciclano, tá aparecendo o slide?“. Quando não temos a certeza de sermos ouvidos, temos uma tendência natural de aumentar a voz, daí começa aquela gritaria!

Eu pessoalmente, não sei se choro ou se rio nesses momentos.

Sabe a possibilidade de mudar de canal? Na TV a escolha é menor, mas na internet… então, preste bem atenção nessa checklist, de preferência imprima-a e tenha ela sempre perto de você! Se você quiser receber as minhas, eu mando para você:

Baixe gratuitamente as checklists para antes, durante e depois do seu webinário!

 

Além de se preparar corretamente, você precisa escolher o equipamento certo e montar um ambiente profissional para sua transmissão. Você não precisa gastar horrores de dinheiro, precisa simplesmente prestar atenção nos detalhes pois sendo que a comunicação entre você e os participantes será feito somente através de equipamentos de áudio, vídeo e pelo chat, essas ferramentas devem funcionar perfeitamente. Vejamos então:

Áudio: este será o seu principal canal de comunicação. Para que a sua mensagem chegue tal e qual aos receptores, este canal deve estar livre de interrupções, certo? Veja algumas dicas:

  • Use um headset conectado ao seu computador por um cabo USB (eu uso os modelos da Logitech e da Microsoft mas isso fica a seu critério), assim você direciona melhor o som da sua voz, diminui os ruidos e evita o retorno do áudio.

Ahh mas o meu laptop já tem microfone e isso é suficiente: não, não é. Se a acútica da sala não for perfeita, o som fica abafado e desagradável.

Ahh então vou comprar um microfone de mesa. Ok se você puder investir em um equipamento de alto nível, de resto, esqueça. Compre um headset.

Vídeo: aqui tudo bem se você usar a webcam do seu computador pois a qualidade das imagens já é aceitável na maioria dos equipamentos. Contudo, preocupe-se com como você aparece na frente da câmera! Aqui vai contar principalmente a iluminação e o fundo da imagem.

  • Iluminação: sua imagem deve estar clara e nítida, certo? Por isso, procure um lugar adequado. Se tiver dificuldade para encontrar um lugar claro e a iluminação perfeita, uma boa dica é colocar uma luminária de mesa atrás do seu computador, iluminando o seu rosto. Procure o melhor lugar e teste todas as possibilidades ANTES do dia marcado para a apresentação ao vivo, assim você tem mais tempo para testar e descobrir o melhor lugar.
  • Fundo: tudo o que vai aparecer na imagem que encadra o seu rosto durante a sua apresentação vai contar a seu favor ou contra você! Por isso, se você quer mostrar seu lado mais intelectual, escolha uma estante com livros para ser o seu fundo (arrume os livros e mostre o que vai criar uma identificação com sua audiência, não adianta falar para executivos na frente de uma estante de livros infantis, ok?). Se você vai falar de decoração pode fazer a transmissão direto da sua sala lindissimamente decorada e assim por diante. Você também pode escolher por um fundo sóbrio, uma parede lisa por exemplo. Mas por favor, enquadre a sua imagem: evite mostrar o pedaço de um quadro, outro pedaço de uma estante e o canto entre duas paredes.

O bom funcionamento do equipamento e a adequação do ambiente (iluminação + fundo) deve ser testada ANTES da abertura da sala. É o que chamamos de controle técnico. Recomendo que você faça isso, nos 30 minutos antes do início do seu webinar, assim você tem tempo para fazer mudanças se for necessário.

Lembre-se: toda sala de webconferência tem um botão de „play“ para inciar a transmissão. Veja no exemplo da sala do Hangout:

hangout-a-sala

Veja aqui: Como criar um Hangout: o passo a passo ilustrado.

Tudo o que acontece dentro da sala antes de você apertar esse play não será visto pelos participantes, então, entre na sua sala antes, faça todos os testes, prepare o ambiente e esteja com tudo pronto antes da chegada dos seus possíveis clientes. Não seria assim, no caso de uma apresentação presencial?

Receba agora as checklists e dê um caráter profissional para seus eventos:

Baixe gratuitamente as checklists para antes, durante e depois do seu webinário!

Se você quer saber mais sobre os webinários e como adaptá-los aos seus negócios, inscreva-se gratuitamente para receber gratuitamente as 3 primeiras aulas do meu curso inédito WebinarExpress.

Bom, espero que essas dicas tenham ajudado você! Para todas as suas dúvidas, comentários e sugestões, use o espaço reservado para os comentários!

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